Filling System

Gunadarma University

PENGERTIAN FILLING

Filing adalah segala tindakan atau perbuatan atau kegiatan yang berhubungan dengan masalah pengumpulan, klasifikasi, penyimpanan, penempatan, pemeliharaan dan distribusi atas surat – surat, catatan – catatan, perhitungan – perhitungan, grafik – grafik, data ataupun informasi yang lain dan tindakan tersebut dilakukan dengan setepat – tepatnya dalam rangka melakakukan suatu proses manajemen serta catatan maupun surat tersebut dapat ditemukan kembali dengan mudah.

Mengapa suatu Filing diperlukan dalam suatu perusahaan ?

1.  Dihubungkan dengan bisa tidaknya surat yang disimpan tersebut dipakai dengan mengikuti perubahan di waktu yang akan dating baik menyangkut masalah yang berhubungan dengan perencanaan,pengembangan perusahaan, maupun kemajuan dan perubahan organisasi.

2. Masalah keamanan penempatan FILING yang sebaiknya sewaktu – waktu jika diperlukan dapat dengan mudah ditemukan, hal ini sangat penting karena menyankut dengan proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan perusahaan. Sehingga kecepatan waktu dalam penemuan surat yang dibutuhkan seorang manager sangat perlu diperhatikan.
3. FILING merupakan suatu tempat penampungan daya ingatan seorang manajer yang sewaktu-waktu jika diperlukan harus dengan cepat ditemukan.
4. FILING yang dibuat setepat – tepatnya baik pada saat penyimpanan disebut sebagai warkat atau PAPERS

Papers tersebut antara lain :

·         Surat pembayaran barang

·         Surat penerimaan barang

·         Surat hutang

·         Surat asuransi

·         Surat penjualan barang

·         Surat pengiriman barang

·         dll

1. TUJUAN FILING SYSTEM

MENGHEMAT WAKTU

      Dengan menggunakan filing system yang tepat, penyimpanan dan penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan mudah tanpa membuang waktu.

MENGHEMAT BIAYA

          Dalam kegiatan penyimpanan (filling) dan penemuan kembali (finding) arsip tidak terlalu banyak menimbulkan tenaga sehingga dapat menghemat biaya.

MENGHEMAT TEMPAT

           Dengan menggunakan filing system yang tepat penyimpanan arsip tidak membutuhkan ruangan yang luas dan peralatan yang banyak, karena arsip yang disimpan hanyalah arsip – arsip yang bernilai guna saja.

2.      CIRI-CIRI FILING SISTEM YANG BAIK

• Tidak memakan tempat : letaknya dibuat seefektif dan seefisien mungkin
• Sederhana dan praktis : mudah dilaksanakan dan tidak berbelit-belit 
• Mudah dicapai : penyimpanan dapat mudah diambil dan digapai 
• Ekonomis : tidak berlebihan dalam pengeluaran biaya,perlengkapan,tenaga,dan cara pengeluarannya
• Cocok dan tepat guna :disesuaikan dengan tujuan dan kepentingan
• Fleksibel : mudah dikembangkan bila ada perluasan kerja dan mudah dilaksanakan 
• Klasifikasi khusus 
• Aman : bebas dari kerusakan karena penyimpanan  

PERALATAN DAN PERLENGKAPAN PENYIMPANAN

•  Filing cabinet : yaitu lemari untuk menyimpan arsip. Macam-macam filing cabinet :

Lateral filing cabinet : yaitu lemari arsip yang berpintu dan mempunyai papan alas untuk menyimpan arsip 

Drawer type filing cabinet :    yaitu lemari arsip yang berlaci-laci yang dapat ditarik keluar-masuk

• Guide

Guide adalah sekat petunjuk yang terbuat dari karton atau kertas tebal dengan ukuran tertentu yang memuat kode pada tab-nya, yang berfungsi sebagai pembatas kelompok dan sekaligus sebagai petunjuk folder yang ada dibelakangnya.

Guide besar berukuran 36x25 cm. guide ini biasanya dipergunakan dalam penyimpanan surat-surat dalam folder folio

Guide kecil berukuran 16x11 cm. guide ini dipakai untuk menyimpan kartu yang berukuran 15x10 cm, seperti kartu indeks, kartu kendali, lembar pengantar.

  

• Folder

Folder adalah map berupa lipatan karton atau plastik yang dipergunakan untuk menyimpan warkat, ditempatkan dibelakang guide. Ada empat macam folder, yaitu :

Brief order, yaitu map besar yang terbuat dari karton tebal didalamnya terdapat penjepit arsip.

Stofmap, yaitu berkas lipatan berdaun yang terbuat dari kertas tebal atau plastik.

Snelhecker yaitu map yang terbuat dari kertas tebal atau plastik yang didalamnya terdapat alat penjepit

Hangging map yaitu map tanpa jepitan yang digantung pada gawang filing cabinet.

• Rak sortir

Rak sortir yaitu rak yang berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima, diproses dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing-masing.

• Kartu indeks

Kartu indeks, yaitu kartu yang berukuran 15x10 cm yang didalamnya memuat data tentang warkat yang akan disimpan, digunakan sebagai alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip.

• Laci kartu indeks

Laci kartu indeks, adalah laci tempat menyimpan kartu indeks sesuai dengan urutan abjad.

4.      MACAM-MACAM FILLING SYSTEM

a.      Sistem abjad

         Sistem abjad adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan abjad, disusun mulai huruf A sampai dengan Z. Dalam penyusunannya, surat-surat disusun berdasarkan huruf pertama dari nama orang atau organisasi, instansi, lembaga, kantor, atau perusahaan yang sudah di indeks.

     Cara menemukan dan menentukan ciri / tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen disimpan.Adapun kata tangkap dapat berupa :- Nama orang- Nama perusahaan / organisasi- Nama tempat / daerah- Nama benda / barang- Istilah subyek atau angka (tergantung sistem pengarsipan yang dipakai)Menentukan ciri / tanda dengan cara menentukan urutan unit-unit atau bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad.

  Indeks adalah sarana untuk menemukan kembali dengan cara mengidentifikasi surat tersebut melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat satu dengan surat yang lainnya, atau bagian dari suatu nama yang dijadikan tanda pengenal surat.Unit adalah bagian kata dari kata tangkap yang memiliki pengertian sendiri, atau bagian terkecil dari suatu nama. Sedangkan nama, merupakan judul / caption. Jadi setiap judul memiliki bagian yang disebut unit.

       Kode adalah suatu tanda atau simbol yang diberikan atau yang dibubuhkan pada lembaran arsip yang dapat dipakai untuk tanda penyimpanan arsip.Koding adalah suatu kegiatan memberikan tanda atau simbol pada arsip. Adapun fungsi dari kode atau simbol adalah menunjukkan isi yang terkandung didalam arsip yang bersangkutan.

       Petunjuk silang adalah alat petunjuk dari indeks yang tidak dipakai kepada indeks yang dipakai, atau petunjuk hubungan antara indeks yang dipakai dengan indeks lain yang dipakai.Ada dua macam petunjuk silang.a. Petunjuk silang langsungAdalah petunjuk silang yang menunjukkan tentang seseorang yang memiliki lebih dari satu nama atau satu dokumen yang berisi lebih dari satu masalah.b. Petunjuk silang tak langsungAdalah petunjuk silang yang dipakai untuk menunjukkan hubungan antara satu masalah dengan masalah lainnya yang saling menjelaskan atau saling membantu.

     Prosedur yang harus dilaksanakan untuk mengarsipkan surat adalah :- Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan seksama- Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan.- Menetapkan caption atau judul surat- Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan- Membuat petunjuk silang- Memberi kode surat- Menyortir, yaitu memilah-milah atau mengelompokkan arsip menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip.- Menyusun menurut susunan abjad.- Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau alat penyimpanan.

      Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsip sistem abjad adalah- Filling cabinet; adalah lemari arsip untuk menempatkan folder dan guide. Yaitu untuk menyimpan dokumen, surat-surat kantor. Umumnya mempunyai beberapa laci.- Folder; adalah tempat untuk menyimpan dokumen atau menempatkan arsip, berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map tetapi tanpa daun penutup.- Guide (petunjuk); merupakan petunjuk dan pemisah antar folder-folder. Bentuk dari guide adalah segi empat dan berukuran sama dengan folder. Terbuat dari karton tebal.

b.      Sistem masalah

         Sistem masalah adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan pokok permasalahan dalam surat atau dokumen yang berkaitan. Yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihal adalah :

1. Daftar Indeks; adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan / masalah / hal-hal yang dilakukan diseluruh kantor dimana sistem ini diterapkan. Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan lagi. Masalah-masalah pokok tersebut dalam pembagian utama, sedangkan uraian masalahnya disebut dalam pembagian pembantu, apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah yang lebih kecil, disebut sub pembagian pembantu 
2. Perlengkapan menyimpan surat - Filling Cabinet – Guide – Folder - Kartu kendali 
3. Pemberian kode surat 
4. Penyimpanan surat, dengan cara- Membaca surat untuk mengetahui isi surat- Memberi kode surat- Mencatat surat dalam kartu kendali 
5. Menyimpan kartu kendali.

c.       Sistem wilayah

         Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan letak wilayah dengan berpedoman kepada daerah/kota/negara atau alamat surat

d.      Sistem tanggal

         Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan urutan waktui/kronologis dari tanggal, bulan, dan tahun penerimaan/pencatatan surat/dokumen.

e.      Sistem nomor

         Sistem nomor adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan nomor, yang dibagi menjadi dua macam, yaitu :

·  Filing Sistem Nomor Dewey

·  Filing Sistem Nomor Terminal Digit 

Refrensi :

http://arsandyristha.blogspot.com/

htpp://kambing.ui.ac.id/bebas/v06/Kuliah/SistemOperasi/.../bahan-bab6.pdf

http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/pengantar.../bab6_filing.pdf

http://shetiruby.blogdetik.com/2010/07/13/sistem-pengarsipan-atau-filing-system/

http://www.google.co.id/url?sa=t&rct=j&q=pengertian%20filing%20system&source=web&cd=64&ved=0CEAQFjADODw&url=http%3A%2F%2Felib.unikom.ac.id%2Ffiles%2Fdisk1%2F451%2Fjbptunikompp-gdl-indritrias-22529-3-unikom_i-i.pdf&ei=gkeJT6q3PIqHrAfWiO2yCw&usg=AFQjCNEAWTyR1dPQdtpI9ruVv_XIm9O4Bg&cad=rja