Record Retention Schedule

Gunadarma University

Pengertianrecord retention schedule

Menurut FX soedjadi record retention schedule adalah suatu kebijaksanaan yang harus dilakukan dalam rangka proses manajemen, yaitu yang berhubungan dengan penggolongan, pemilihan, distribusi, maupun disposisi dari record untuk menentukan records yang mana yang perlu tetap disimpan untuk selama-lamanya serta jenis-jenis records yang mana dan yang dalam jangka waktu berapa lama pula perlu dimusnahkan karena sudah tidak diperlukan lagi. 

Penggolongan records dilakukan untuk mengatasi masalah dalam melakukan pemilihan dan menentukan kapan suatu records harus dimusnahkan atau disimpan untuk sementara ( temporary storage) atau kapan suatu records ttersebut harus dimusnahkan atau disimpan untuk selamanya (permanent storage).

Ada empat penggolongan record menurut FX Sudjadi, Antara lain :

A.    Records yang tidak penting (nonessential)

Records ini dimaksudkan adalah semua surat-surat, catatan-catatan, maupun laporan yang hanya digunakan dalam waktu yang singkat atau bisa saja laporan itu hanya digunakan untuk bebberapa menit saja oleh karena itu records ini sebaiknya dimusnahkan kalau kegunaanya sudah dipakai dan tidak perlu disimpan.

Yang termasuk kedalam recods ini yaitu :

Ø  Nota-nota pembeliaaarn barang yang sudah lunas

Ø  Slip-slip surat pendaftaraan

Ø  Surat-surat undangan dari karyawan atau relasi

Ø  Pengumuman yang berhubungan dengan kegiatan sehari-hari

Ø  Pesanan-pesanan yang menyangkut kegiatan rutin dan sebagainya

B.      Record yang tidak dimanfaat (helpful)

Maksud record disini adalah record yang masa penggunannya dalam waktu yang terbatas sehingga perlu dimasukkan ke dalam file yang untuk sementara waktu disimpan untuk kemudian dimusnahkan kalau sudah melewati batas waktu kadaluarsa.

Kalau record tersebut setelah dimasukkan kedalam file sudah dimanfaatkan untuk mengatasi masalah atau persoalan-persoalan perusahaan maka record tersebut sudah dapat dimusnahkan.

Sedangkan yang termasuk ke dalam record ini adalah sebagai berikut :

Ø  Surat-surat undangan rapat

Ø  Dokumen-dokumen yang bersifat periodik

Ø  Surat-surat keterangan ijin dan sakit

Ø  Surat-surat dinas ke cabang perusahaan, dan sebagainya

C.     Record yang penting (important)

Yang termasuk record ini adalah catatan atau laporan ataupun dokumen-dokumen yang mempunyai waktu penggunaannya dalam jangka waktu yang ralatif lama, misalnya dalam jangka waktu 4 atau 5 tahun. Record ini karena mempunyai usia pemakaian yang relatif lama maka ini harus dimasukkan ke dalam file yang telah disesuaikan denga system yang dipakai dan memerlukan pemeriksaan yang terus menerus atau secara continue.

Penyimpanan recor ini bisa dimasukkan kedalam alamari-almari atau file kabine yang mempunyai usia  pemakaian sampai sepuluh tahun, sehingga file yang disimpan terjamin. Apabila record tersebut sudah melewati batas waktunya maka record tersebut bisa dimusnahkan dengan catatan menunggu pemeriksaan dari pejabat yang berwenang.

Yang tergolong kedalam record yang ini adalah

Ø  Dokumen-dokumen penjualanm

Ø  Laporan-laporan keuangan

Ø Catatan-catatan pembukuan mengenai penerimaan dan pengeluaran masalah keuangan

Ø  Wesel-wesel tagih, dan sebagainya

D.    Record yang sangat penting (vital)

Record inilah yang akan disimpan selama-lamanya sampai bangkrutnya perusahaan atau instansi yang bersangkutan. Karena record ini menyangkut mati-hidupnya perusahaan misalnya menyangkut segi yuridis atau historis berdirinya perusahaan instansi tersebut.

Sebelum record ini disimpan pada tempat penyimpanan yang permanen, record-record tersebut harus melewati proses yaitu dimasukkan terlebih dahulu ke dalam tempat penyimpanan sementara untuk melalui pemeriksaan yang berwenang, baru kemudian dipindahkan ke tempat penyimpanan permanen record.

Adapun yang termasuk record ini sebagai berikut

Ø  Surat akte pendirian bangunan dan guna pakai

Ø  Surat perjanjian kontrak

Ø  Surat-surat asuransi keputusan

Ø  Surat izin pengoperasian kegiatan perusahaan

Ø  Surat-surat hak milik perusahaan, dan sebagainya.

Kesimpulan

Record retention schedule adalah cara mengelompokkan data atau file bersadarkan kegunaan dan jenis record. Dengan memperlajari record retention schedule, kita bisa tahu seberapa penting data atau file yang akan disimpan dan bagaimana cara atau dimana tempat yang tepat untuk menyimpan record tersebut.

           

Refrensi :

http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/pengantar_organisasi_dan_metode/bab4_tata_kerja_prosedur_kerja_dan_sistem_kerja.pdf

http://ayienyen.blogspot.com/2009/11/record-retention-schedule.html

http://www.search-document.com/pdf/1/2/pengertian-record.html#

http://bapersip.jatimprov.go.id/images/artikel/Merumuskan%20Jadwal%20Retensi%20Arsip.pdf