Proses Perencanaan

Gunadarma University

• Pengertian Perencanaan

Perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan adalah proses penentuan apa yang harus dilakukan oleh perusahaan dan bagaimana cara terbaik untuk melakukan hal tersebut. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain; pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu.

Perencanaan merupakan fungsi manajemen yang paling dasar dari semua fungsi-fungsi manajemen yang lain. Semua fungsi manajemen harus berdasarkan rencana yang sudah dibuat sebelumnya. Perencanaan dibuat untuk menentukan apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukannya, kapan harus dilakukan dan siapa yang akan melakukan. Perencanaan ini mengikuti siklus perencanaan yang dimulai dengan menentukan kebutuhan, berakhir dengan kontrol dan monitoring, kemudian kembali lagi pada menentukan kebutuhan.

• 4 Tahap Dasar Perencanaan

Ada  Empat  Tahap Dasar Perencanaan: 

Tahap   1    Menetapkan Tujuan  Atau serangkaian tujuan

Perencanaan  dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi  atau kelompok kerja  tanpa rumusan tujuan yang jelas  organisasi  akanmenggunakan sumber daya-sumber dayanya  secara tidak efektif.

Tahap  2    Menetapkan tujuan atau serangkaian  tujuan

Pemahaman akan sisi  perusahaan sekarang  dari tujuan  yang hendakdicapai  atau sumber dayasumber daya  yang tersedia  untuk pencapaian tujuan adalah sangat penting,  karena  tujuan dan rencana  menyangkut  waktu yang akan datang.  Hanya setelah keadaan  perusahaan saat ini  dianalisa, rencana dapat dirumuskan  untuk menggambarkan   rencana kegiatan  lebih lanjut. Tahap  kedua ini  memerlukan informasi  terutama keungan   dan data  statistik  yang didapatkan  melalui komunikasi   dalam organisasi.
 

Tahap  3    Mengidentifikasi segala  kemudahan dan  hambatan

Segala kekuatan dan kelemahan  serta kemmudahan  dan hambatan  perlu diindentifikasi kan untuk  mengukur  kemampuan  organisasi  dalam mencapai  tujuan.  Oleh  karena itu perlu  diketahui  faktor-faktor lingkungan   intern dan ekstern  yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya atau  yang menimbulkan masalah.  Walaupun sulit  dilakukan,  antisipasi keadaan, masalah dan  kesempatan  sertaanacaman  yang mungkin  terjadi di waktu mendatang adalah  bagian esensi  dari proses perencanaan.
 

Tahap   4   Mengembangkan  rencana atau serangkaian  kegiatan  untuk  pencapaian tujuan

Tahap terakhir  dalam proses  perencanaan meliputi  pengembangan  berbagai alternatif  dalam proses  pencapaian tujuan, penilain alternatif-alternatif  tersebut  dan  pemilihan  alternatif  terbaik di antar  berbagai alternatif  yang ada.  

•  Perencanan Operasional

Perencanaan Operasional ( Operational Planning) Adalah perencanaan jangka pendek yang dirancang untuk menerjemahkan rencana jangka panjang ke dalam serangkaian kegiatan yang lebih rinci. Ia merupakan terjemahan sekaligus penunjang rencana jangka panjang.

• Perencanaan Strategis

Perencanaan Strategis (Strategic Planning) Adalah perencanaan jangka panjang (long term plan) yang dirancang untuk memenuhi tujuan-tujuan organisasi yang lebih luas.

Faktor Waktu dan Perencanaan

Factor waktu dan mempunyai pengaruh sangat besar terhadap perencanaan dalam tiga hal, yaitu:

1. waktu sangat diperlukan untuk meaksanakan perencanaan efektif

2. waktu sering diperlukan untk melanjutkan setiap langkah perencanaan

tanpa informasi lengkap tentang variable-variabel dan alternatif-

alternatif, karena waktu diperlukan untuk mendapatkan data dan

memperhitungkan semua kemungkinan.

3. jumlah waktu yang akan dicakup dalam rencana harus dipertimbangkan.

Faktor waktu lainnya yang mempengaruhi perecanaan adalah seberapa sering rencana-rencana harus ditinjau kembali dan diperbaiki. Ini tergantung pada sumber daya yang tersedia dan derajat ketetapan perencanaan manajemen.

Rencana jangka pendek, menengah dan panjang

Rencana – rencana jangka pendek mencakup berbagai rencana dari satu hari sampai satu tahun; rencana-rencana jangka menengah mempunyai rentangan waktu antara beberapa bulan sampai tiga tahun; dan rencana- rencana jangka panjang mengikuti kegiatan selama dua sampai lima tahun, dengan beberapa rencana yang diproyeksikan dua puluh lima tahun atau lebih dimasa yang akan datang. Perencanaan jangka panjang berkenaan dengan perencanaan strategis.

• Faktor Waktu Dan Perencanaan

Factor waktu dan mempunyai pengaruh sangat besar terhadap perencanaan dalam tiga hal, yaitu:


1. waktu sangat diperlukan untuk meaksanakan perencanaan efektif
2. waktu sering diperlukan untk melanjutkan setiap langkah perencanaan
tanpa informasi lengkap tentang variable-variabel dan alternatif-
alternatif, karena waktu diperlukan untuk mendapatkan data dan
memperhitungkan semua kemungkinan.
3. jumlah waktu yang akan dicakup dalam rencana harus dipertimbangkan.




Faktor waktu lainnya yang mempengaruhi perecanaan adalah seberapa sering rencana-rencana harus ditinjau kembali dan diperbaiki. Ini tergantung pada sumber daya yang tersedia dan derajat ketetapan perencanaan manajemen.

Rencana jangka pendek, menengah dan panjang


Rencana – rencana jangka pendek mencakup berbagai rencana dari satu hari sampai satu tahun; rencana-rencana jangka menengah mempunyai rentangan waktu antara beberapa bulan sampai tiga tahun; dan rencana- rencana jangka panjang mengikuti kegiatan selama dua sampai lima tahun, dengan beberapa rencana yang diproyeksikan dua puluh lima tahun atau lebih dimasa yang akan datang. Perencanaan jangka panjang berkenaan dengan perencanaan strategis. 

PENETAPAN TUJUAN 

• Misi Dan Tujuan Organisasi

Sebelum organisasi menentukan tujuannya, terlebih dulu menetapkan misi / maksud organisasi. Misi adalah suatu pernyataan umum dan abadi tentang maksud organisasi. Sedangkan Misi organisasi adalah maksud khas (unik) dan mendasar yang membedakan organisasi dari organisasi-organisasi lainnya dan mengidentifikasikan ruang lingkup operasi dalam hal produk dan pasar.

Etzioni mendefinisikan tujuan organisasi sebagai :

1. Suatu pernyataan tentang keadaan yang diinginkan dimana organisasi bermaksud untuk merealisasikan
2. Pernyataan tentang keadaan di waktu yang akan datang di mana organisasi sebagai kolektifitas mencoba untuk menimbulkannya

 Unsur penting tujuan adalah :

1. Hasil-Hasil akhir yang diinginkan di waktu mendatang dengan mana
2. Usaha-uasaha / kegiatan-kegiatan sekarang diarahkan

Tujuan dapat berupa tujuan umum / khusus , tujuan akhir / tujuan antara. Tujuan Umum (tujuan strategic) secara operasioanal tidak dapat berfungsi sebelum dijabarkan terlebih dahulu kedalam tujuan-tujuan khusus yang lebih terperinci sesuai dengan jenjang manajemen, sehingga membentuk hirarki tujuan.

• Fungsi tujuan organisasi

1. pedoman bagi kegiatan, melalui penggambaran hasil akhir diwaktu yang akan datang. Memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang harus atau tidak dilakukan.
2. sumber legitimasi, melalui pembenaran kegiatan-kegiatannya. Akan meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendapatkan berbagai sumber daya dan dukungan dari lingkungan sekitarnya.
3. standar pelaksanaan, memberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi organisasi).
4. sumber motivasi, karena sering memberikan insentif bagi para anggota.
5. dasar rasional pengorganisasian, karena antara tujuan dan struktur organisasi saling berinteraksi dalam kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan.


Fungsi perumusan strategi organisasi sering juga digunakan istilah “grand strategy”, termasuk diantaranya adalah perumusan visi, misi, tujuan (objective), kebijakan (policy), dan strategi, serta perencanaan tentang bagaimana pengorganisasian (organization planning) seluruh kegiatan dalam menjalankan strategi tersebut. Organization planning memberikan arah kepada setiap awak organisasi, kemana organisasi akan dibawa ke masa yang akan datang.
Ditinjau secara hirarki, fungsi ini berada pada tingkatan tertinggi. prosesnya memerlukan pemahaman yang mendalam serta analisis yang cermat dan cerdas tentang berbagai perkembangan kondisi lingkungan strategik, seperti perkembangan teknologi, ekonomi sosial budaya, politik, bahkan bagi beberapa organisasi diperlukan kajian tentang sejarah masa lalu. Permasalahan yang dihadapi sangat kompleks dan dinamis, sehingga penuh ketidakpastian, namun harus dapat dikenali secara cerdas untuk mengurangi tingkat ketidakpastian tadi. Untuk itu diperlukan personil yang memiliki daya abstraksi kuat, kemampuan yang solid dalam melakukan analisis terhadap perkembangan lingkungan strategik, serta melakukan sintesa terhadap perkembangan iptek. Tujuan utama dari penyelengaraan ini adalah tercapainya tujuan secara efektif.

• Management by Objectives (MBO)

Management by Objectives (MBO) adalah metode penilaian kinerja karyawan yang berorientasi pada pencapaian sasaran kerja. Pada metode MBO, setiap individu karyawan memiliki sasaran kerjanya masing-masing, yang bersesuaian dengan sasaran kerja unitnya untuk satu periode kerja. Penilaian kinerja dalam metode MBO dilakukan di akhir periode mengacu pada realisasi sasaran kerja. Adapun Rank Inclusion in Criteria Hierarchies (RICH), berperan sebagai metode pada proses pembobotan atas Key Performance Indicator (KPI) karyawan yang mencerminkan hasil pencapaian sasaran kerja karyawan yang sedang dinilai kinerjanya. Dengan metode RICH, sistem dapat melakukan komputasi atas performansi kerja pegawai.


. Sistem Management By Objective Yang Efektif
1. Adanya komitmen para manajer tujuan pribadi dan organisasi, sehingga dia harus berjumpa dengan bawahannya untuk memberikan penetapan tujuan dan menilainya.
2. Penetapan tujuan manajemen puncak yang dinyatakan dalam nilai tertentu yang dapat diukur, sehingga antara manajer dan bawahan mempunyai gagasan yang jelas tentang apa yang diharapkan oleh manajemen puncak, sehingga dapat diketahui antara individu dengan tujuan organisasi secara keseluruhan.
3. Tujuan perseorangan, dimana antara manajer dan bawahan harus merumuskan tujuan bersama dan tanggung jawab terhadap bagiannya secara jelas guna memahami tentang apa yang akan dicapai.
4. Perlunya partisipasi semua pihak, dimana semakin besar partisipasi dari semua anggota, maka semakin besar tujuan yang akan tercapai.
5. Otonomi dan implementasi rencana, disini bawahan dan manajer bebas untuk mengembangkan dan mengimplementasikan program-program pencapaian tujuannya.
6. Peninjauan kembali prestasi yang dilakukan secara periodik terhadap kemajuan tujuan.


Kebaikan dan kelemahan MBO:
Kebaikan:
1. Mengetahui apa yang diharap-harapkan dari organisasi.
2. Membantu manajer membuat tujuan dan sasaran.
3. Memperbaiki komunikasi vertikal antara manajer dengan bawahan
4. Membuat proses evaluasi.


Kelemahan:
1. Kelemahan yang melekat pada proses MBO, dalam konsumsi waktu dan biaya yang besar.
2. Dalam hal pengembangan dan implementasi program-program MBO.

 Sumber:


PEMBUATAN KEPUTUSAN

• Tipe-tipe keputusan

Pengambilan keputusan ( Decision making) adalah tindakan manajemen dalam pemilihan alternative untuk mencapai sasaran. Keputusan dibagi dalam 3 tipe :

1. Keputusan terprogram/keputusan terstruktur adalah keputusan yang berulang-ulang dan rutin, sehingga dapt diprogram. Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama pada manjemen tingkat bawah. Contoh keputusan pemesanan barang, keputusan penagihan piutang,dll.

2. Keputusan setengah terprogram / setengah terstruktur adalah keputusan yang sebagian dapat diprogram, sebagian berulang-ulang dan rutin dan sebagian tidak terstruktur. Keputusan ini seringnya bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan2 serta analisis yang terperinci. Contoh Keputusan membeli sistem komputer yang lebih canggih, keputusan alokasi dana promosi.

3. Keputusan tidak terprogram/ tidak terstruktur : keputusan yang tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini terjadi di manajemen tingkat atas. Informasiormasi untuk pengambilan keputusan tidak terstruktur tidak mudah untuk didapatkan dan tidak mudah tersedia dan biasanya berasal dari lingkungan luar. Pengalaman manajer merupakan hal yang sangat penting didalam pengambilan keputusan tidak terstruktur. Keputusan untuk bergabung dengan perusahaan lain adalah contoh keputusan tidak terstruktur yang jarang terjadi.

  

• Proses Pembuatan Keputusan

Suatu keputusan adalah pemilihan alternatif dari seperangkat alternatif yang tersedia.
Prose pembauatan keputusan didefinisikan sebagai langkah yang diambil oleh pembuat keputusan untuk memilih altematif yang ada. Evaluasi dari suatu keputusan hendaknya sebagian didasarkan pada proses yang digunakan untuk membuat keputusan.
Suatu model proses pembuatan keputusan menyarankan langkah untuk membuat keputusan yaitu :
1. identìfikasi masalah yang ada,
2. mendaftar alternatif yang mungkin untuk memecahkan masalah ini,
3. memilih altematif yang paling bermanfaat untuk memecahkan masalah,
4. memfungsikan alternatif kedalam tindakan, dan
5. mengumpulkan umpan balik (feed back) untuk menemukan apakah alternatif yang dìimplementasikan bias mengurangi masalah yang diidentifikasi.
Berikut ini menjelasan dari tiap - tiap langkah dan saling hubungan
diantara langkah - langkah tersebut.

• Keterlibatan Bawahan Dalam Pembuatan Keputusan

Keterlibatan bawahan dalam pembuatan keputusan dapat bersifat resmi missal dengan pembuatan kelompok, bisa juga bersifat tidak resmi missal dengan meminta gagasan dan saran-saran. Pembuatan keputusan yang didasarkan pada sifat formal lebih efektif karena banyak masukan-masukan pengetahuan yang lainnya. karakteristik situasi keputusan dan gaya pembuatan keputusan manajemen akan mempengaruhi dan menentukan apakah pembuatan keputusan dilakukan secara kelompok atau tidak.




KESIMPULAN
Fungsi manajemen yang paling dasar itu adalah perencanaan. Semua fungsi manajemen harus berdasarkan rencana yang sudah dibuat sebelumnya. Perencanaan dibuat untuk menentukan apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukannya, kapan harus dilakukan dan siapa yang akan melakukan. Kemudian dilanjutkan dengan tujuan dan pembuatan keputusan.

Sumber:

http://wungkar.wordpress.com/2009/11/13/proses-perencanaan/

http://billygeorge.multiply.com/journal/item/5?&show_interstitial=1&u=%2Fjournal%2Fitem

http://asmarie.blogdetik.com/2009/09/10/perencanaan/

http://dandyadventures.blogspot.com/2011/11/faktor-waktu-dan-perencanaan.htmlhttp://kalisasuhardi.blogspot.com/2010/11/faktor-waktu-dan-perencanaan.html

http://khayauzan.blog.com/2011/11/09/misi-dan-tujuan-organisasi/
http://yasier-timetoshine.blogspot.com/2009/10/18-oktober-2009fungsi-tujuan-organisasi.html

http://aviff-puviez.blogspot.com/2010/01/management-by-objectives-mbo.html

http://kelompok1pengantarmanajemenkelasi.blog.perbanas.ac.id/2011/04/07/pengambilan-keputusan-dalam-manajemen/

http://17l1ch4.blogspot.com/2010/11/bab-2-perencanaan_06.html

http://juliantomanullang.blogspot.com/2009/11/perencanaan-tujuan-dan-pembuatan.html